วิธีสร้างใบเพิ่มหนี้

สำหรับ ใบเพิ่มหนี้ คือ เอกสารที่ออกในกรณีที่ ใบเสร็จรับเงิน/ ใบกำกับภาษี มีการเปลี่ยนข้อมูลต่าง ๆ ยกตัวอย่างเช่น เมื่อมีการตกลงเพิ่มราคาสินค้าหรือการบริการระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายก็ทำการแก้ไขโดยสร้างใบเพิ่มหนี้ขึ้นมา โดยเราจะแนะนำวิธีการสร้างเอกสาร ใบเพิ่มหนี้ โดยมีขั้นตอนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้  



1. เริ่มต้นสร้างเอกสาร

หลังจากที่ทำการสมัครการใช้งานและสร้างข้อมูลบริษัทของผู้ขายของท่านเป็นที่เรียบร้อยแล้วระบบจะพาเข้าสู่หน้าที่มีลักษณะดังรูป


แล้วเลือก ใบเพิ่มหนี้


2. ข้อมูลของผู้ซื้อ

ใส่ชื่อบริษัทหรือชื่อกิจการของลูกค้าของท่านสำหรับส่วนนี้ห้ามเว้นว่างไว้ดังรูปตัวอย่าง


สำหรับการกรอกข้อมูลที่อยู่ ให้สังเกตที่ปุ่ม โครงสร้างที่เปิดอยู่ โดยให้สไลด์ปุ่มนี้ไปทางด้านซ้าย (“ปิด”) จะแสดงการกรอกข้อมูลดังรูป ซึ่งเราสามารถใส่ข้อมูลที่อยู่ได้อย่างอิสระ


แต่หาก โครงสร้างที่เปิดอยู่ เลื่อนปุ่มมาด้านขวามือ (“เปิด”) จะมีรูปแบบที่อยู่ให้กรอกดังนี้


การใส่ที่อยู่ของลูกค้าของท่านโดยที่ช่องกรอก เลขที่ ให้ใส่เลขที่ตั้งของที่อยู่ (ช่องนี้ห้ามเว้นว่าง) แต่ข้อมูลที่อยู่อื่น ๆ อย่างเช่น เลขหมู่ หรือชื่อหมู่บ้าน ให้นำมากรอกในช่อง ที่อยู่ รวมถึงข้อมูลชื่อ ถนน โดยสำหรับช่องกรอก ที่อยู่ และ ถนน ส่วนนี้สามารถเว้นวรรคได้ดังรูปตัวอย่าง


ก่อนที่เราจะใส่ข้อมูล จังหวัด อำเภอ และตำบล ให้สังเกตที่ปุ่ม ภาษาอังกฤษ ด้านขวามือ ด้วยระบบของเรารองรับการเลือกข้อมูลเหล่านี้เป็นภาษาอังกฤษด้วย ดังรูป


แต่หากที่ปุ่ม ภาษาอังกฤษ เราเลือก “ปิด” โดยสไลด์ปุ่มปุ่มมาด้านซ้าย ข้อมูลจะเป็นภาษาไทย อย่างตัวอย่างด้านล่าง เราต้องการเลือก จังหวัด ปลายทาง ก็จะแสดงเป็นดังรูป

การใส่ข้อมูล อำเภอ/เขต ส่วนนี้ห้ามเว้นว่างโดยทำเช่นเดียวกันคือหลังจากที่ได้เลือกจังหวัดที่ต้องการเช่น เลือกกรุงเทพมหานครแล้วก็สามารถคลิกเลือก อำเภอ/เขต ของจังหวัดที่เราเลือกไว้แล้วดังรูป


ต่อมาเป็นการคลิกเลือก ตำบล/แขวง ส่วนนี้ห้ามเว้นว่างซึ่งเช่นเดียวกันกับ จังหวัด และ อำเภอ ดังรูป

การใส่รหัสไปรษณีย์สามารถทำได้ดังรูป (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง)


ใส่ประเภทของผู้เสียภาษีต่าง ๆ ดังรูป (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง) ดังรูป


หลังจากนั้นทำการกรอกหมายเลขผู้เสียภาษี 13 หลัก (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง) ดังรูป


จากนั้นทำการเลือกสำนักงานดังรูป


ถ้าเลือกสาขาให้ใส่หมายเลขดังรูป


การใส่เบอร์โทรศัพท์ ดังรูปภาพตัวอย่าง


ให้ใส่อีเมลของลูกค้าของท่านดังรูปภาพตัวอย่าง


3. ข้อมูลเลขที่และวันที่ของเอกสาร

เมื่อทำการกรอกข้อมูลที่อยู่เรียบร้อยแล้วจากรูปด้านล่างจะสังเกตุเห็นฟอร์มในการกรอกด้านขวามือซึ่งจะมี เลขที่ และ วันที่


การใส่ เลขที่ ซึ่งเป็นเลขเอกสารที่ทางท่านเป็นผู้กำหนดเองดังรูปตัวอย่าง (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง)


ถัดมาด้านล่างช่องกรอกวันที่จะเห็นส่วน วันที่ ก็สามารถคลิกบริเวณช่องฟอร์มแล้วจะเห็นส่วนที่ให้เลือกวันที่ (ด้านซ้ายมือ) ส่วนของเดือน (ด้านขวามือ) และด้านบนคือปี ให้็ทำการคลิกเลือก ดังรูป (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง)


โดยสำหรับการเลือกปีสามารถทำโดยคลิกที่บริเวณตัวเลขของปีในรูปด้านบนตัวเลขของปีจะเป็น “2021” เมื่อทำการคลิกก็จะปรากฏดังรูปด้านล่าง


4. รายการสินค้าและการคำนวณราคา (ที่มีการเปลี่ยนแปลง)

ต่อมาคือส่วนที่ทำการกรอกข้อมูลและคำนวณราคาสินค้าที่ต้องการเปลี่ยนแปลงเช่น ราคาสินค้าหรือการบริการที่มีค่าเพิ่มขึ้นจากใบเสร็จรับเงิน/ ใบกำกับภาษี ที่ต้องการเปลี่ยนค่า ดังรูปตัวอย่าง


ถ้าหากต้องการเพิ่มรายการสินค้าก็คลิกปุ่ม เพิ่มรายการ
สำหรับเครื่องหมายถังขยะสีฟ้าด้านขวามือสุดจะเป็นปุ่มลบรายการสินค้านั้น ๆ ออก โดยหากต้องการที่จะลบรายสินค้านั้นให้ทำการคลิกที่เครื่องหมายถังขยะ

ด้านมุมขวาล่างให้ใส่มูลค่าสินค้าและการบริการตามใบกำกับภาษีเดิม เช่น ราคารายการสินค้าชนิดใด ๆ ราคาเดิมคือ 50 บาทต่อชิ้น/อัน โดยมีจำนวน 2 ชิ้น/อัน ซึ่งแปลว่ามีมูลค่าสินค้าเดิมเท่ากับ 100 บาท ก็ให้นำตัวเลขนี้ไปใส่ที่บริเวณช่อง มูลค่าตามใบกำกับภาษีเดิม เป็น “100” ดังรูป

ซึ่งระบบจะคำนวณ มูลค่าที่ถูกต้อง ผลต่าง ภาษีมูลค่าเพิ่ม และ จำนวนเงินทั้งสิ้น ให้อัตโนมัติ


5. ข้อมูลอื่น ๆ และบันทึกข้อมูลเพื่อสร้างเอกสาร

ส่วนบริเวณด้านซ้ายล่างของเอกสาร สำหรับช่อง “หมายเหตุ” จะกรอกข้อมูลหรือสามารถเว้นว่างไว้ได้


การเลือก ประเภทเอกสารอ้างถึง ก็เลือกได้ว่าใบเพิ่มหนี้ที่ต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลของสินค้าและบริการอ้างอิงจากเอกสารตัวใด ในที่นี้ได้เลือกเป็น ใบเสร็จรับเงิน/ ใบกำกับภาษี


สำหรับ เลขที่เอกสารอ้างอิง ให้ใส่หมายเลขเอกสารที่เราต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูล ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลสินค้าที่ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลจาก ใบเสร็จรับ/ ใบกำกับภาษี ซึ่งมีเลขที่ TIV20210500001 ก็นำไปกรอกใส่ดังตัวอย่าง


ต่อมาคือวันที่ของเอกสารอ้างอิงดังรูป

เลือกสาเหตุการออกใบเพิ่มหนี้สามารถเลือกเหตุผลดังรูป 


โดยจากอันแรกถึงอันที่ 3 จะเกี่ยวข้องกับราคาสินค้าส่วนอันที่ 4 – 6 จะเกี่ยวข้องกับการบริการ ซึ่งจากตัวอย่างมีการเพิ่มราคาสินค้าในรายการก็ทำการเลือกอันแรกก็จะได้ผลลัพธ์ดังรูป


เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้วให้เลือกปุ่ม ต่อไป


จากนั้นระบบจะทำการดำเนินการดังรูป


ระบบก็จะแสดงตัวอย่างของเอกสารดังรูป


ถ้าหากข้อมูลในเอกสารครบถ้วนให้ทำการคลิกปุ่ม ยืนยัน ที่ด้านบน


จากนั้นระบบจะประมวลผลโปรดรอสักครู่


6. เอกสารที่สร้างเสร็จแล้ว

เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วก็จะได้ไฟล์ PDF ที่สามารถดาวน์โหลดและส่งอีเมลได้


7. ดาวน์โหลดเอกสาร

เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วก็จะได้ไฟล์ PDF ที่สามารถดาวน์โหลดและส่งอีเมลได้


เมื่อคลิก ดาวน์โหลด แล้วเปิดไฟล์ PDF จะพบดังรูป


กรณีต้องการดาวน์โหลดไฟล์ XML ที่แถบเมนูด้านซ้ายจะเห็นหัวข้อ เอกสาร e-Tax ให้เลือกเมนู เอกสาร XML


จากนั้นจะเห็นหน้าที่ดาวน์โหลดเอกสารไฟล์ XML ดังรูป

ซึ่งสามารถคลิกเลือก ดาวน์โหลด เอกสาร XML เพื่อส่งให้กรมสรรมพากร



8. การส่งอีเมล


แล้วขึ้นกล่อง Pop-up ให้กรอกอีเมลปลายทางที่ต้องการส่งไฟล์ ใบเพิ่มหนี้ แล้วคลิกที่ ส่งอีเมล



เมื่อไฟล์ได้ถูกส่งไปยังอีเมลปลายทางเรียบร้อย ระบบจะขึ้นแจ้งว่า ส่งอีเมลสำเร็จ ดังรูป


เมื่อผู้รับได้เปิดอีเมลที่มีการส่งไฟล์ ใบเพิ่มหนี้ จะแสดงในลักษณะดังรูป


9. การส่ง SMS

ระบบของเรายังสามารถส่งไฟล์ ใบเพิ่มหนี้ ทาง SMS ได้อีกด้วย โดยที่เมนู เลือก แล้วเลือกที่ SMS


จากนั้นระบบจะขึ้น Pop-up ให้ใส่เบอร์โทรมือถือของหมายเลขปลายทางที่ต้องการส่ง แล้วคลิกที่ ส่งข้อความ SMS


เมื่อระบบส่ง SMS สำเร็จแล้วจะขึ้นข้อความแจ้ง ส่งข้อความ SMS สำเร็จ! ดังรูป


มาดูที่ส่วนของปลายทางของผู้ที่ได้รับ SMS โดยเมื่อเปิดมือถือขึ้นมาจะพบข้อความแจ้งขึ้นมาดังรูป


เมื่อกดคลิกที่ลิงค์ ระบบจะขึ้นให้ดังรูป แล้วให้ใส่รหัสที่ส่งมาจาก SMS


คลิกปุ่ม เปิดไฟล์ ซึ่งควรลง Application สำหรับเปิด PDF ไว้ด้วย (หากยังไม่มี)


เปิดดูไฟล์ PDF จากตัวอย่างได้ใช้แอปพลิเคชัน “Adobe Acrobat Reader: PDF Viewer, Editor & Creator”