วิธีการตั้งค่า Shopee Automation เพื่อสร้างเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt ด้วยซอฟต์แวร์ Leceipt
Shopee Automation เป็น Feature ที่สร้างขึ้นเพื่อตอบโจทย์สำหรับผู้ประกอบที่ต้องการสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
โดยลูกค้าของท่านเมื่อทำการสร้างสถานะสั่งซื้อต่าง ๆ ผ่าน Shopee แล้ว ระบบก็จะทำการออกเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ไปจนถึงสามารถส่งอีเมลไฟล์ PDF ของเอกสารใบกำกับภาษีไปถึงลูกค้าของท่าน ซึ่งกระบวนการทั้งหมดนี้ท่านเพียงแค่ตั้งค่าผ่านซอฟต์แวร์ Leceipt เพียงแค่ครั้งเดียว
ซึ่งมีวิธีตั้งค่าผ่านซอฟต์แวร์ Leceipt ดังนี้
1. การตั้งสร้างเอกสารอัตโนมัติ
หลังจากที่เข้ามาที่ซอฟต์แวร์ Leceipt แล้วเข้าไปที่เมนู Shopee ท่านสามารถดูวิธีการเชื่อมต่อที่ การสร้างเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt กับ Shopee
จะเข้ามาสู้หน้าแสดงรายการออเดอร์ Shopee
แล้วคลิกที่ “สร้างเอกสารอัตโนมัติ”
แล้วจะเข้าสู่เมนูตั้งค่า Shopee Automation
แล้วทำการ “เปิด” สถานะการตั้งค่า
2. การตั้งค่าการสร้างเอกสารเมื่อสถานะออเดอร์เป็น
ในส่วนนี้ เมื่อมีการสร้างสถานะออเดอร์ เมื่อสถานะตรงกับกับสถานะออเดอร์ที่ตั้งค่าไว้ ระบบจะทำการสร้างเอกสาร ดังในตัวอย่างนี้ สถานะออเดอร์จะเลือกเป็น “จัดส่งสำเร็จ”
ยกตัวอย่างเมื่อลูกค้าเซ็นรับสินค้าเมื่อได้รับสินค้าที่สั่งทาง Shopee เมื่อสถานะบน Shopee ขึ้นจัดส่งสำเร็จและจัดส่งสำเร็จตรงกัน ถึงจะสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
หรืออธิบายอย่างเข้าใจง่าย ๆ คือถ้า trigger ตรงกับที่สร้างไว้ จะสร้างเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
3. การตั้งค่ารูปแบบเลขที่ของเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
รูปแบบเลขที่จะมีส่วนของเลขคงที่กับเลขที่มีค่าเปลี่ยนแปลง
ถ้าต้องการตั้งค่ารูปแบบมีเลขที่ ปี/เดือน/วัน ก็ให้ทำการเลือกรูปแบบดังรูปตัวอย่าง
ซึ่งจะแสดงตัวอย่างรูปแบบเลขที่
4. การตั้งค่าสร้างเอกสารเฉพาะออเดอร์ที่ขอใบกำกับภาษี
ถ้าเลือกสถานะ “เปิด” จะสร้างเอกสารเฉพาะออเดอร์ที่ลูกค้ากรอกข้อมูลขอใบกำกับภาษี
สำหรับการข้อมูลของผู้ซื้อคือชื่อและที่อยู่ใน Shopee จะมี 2 ส่วนคือ
ชื่อและที่อยู่สำหรับจัดส่งสินค้า (Shipping Address)
ชื่อและที่อยู่สำหรับออกใบกำกับภาษี (Billing Address)
กด “เปิด” ระบบจะทำการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เฉพาะออเดอร์ที่ลูกค้ากรอกข้อมูลขอใบกำกับภาษี
ถ้าลูกค้าไม่ได้กรอกข้อมูลออกใบกำกับภาษี ระบบจะไม่ทำการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
แต่ถ้าเลือกสถานะ “ปิด” ระบบจะออกเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ไม่ว่าลูกค้่าจะกรอกข้อมูลสำหรับจัดส่งใบกำกับภาษี หรือไม่กรอกก็ตาม (ที่อยู่ในเอกสารจะเป็นที่อยู่จัดส่ง ถ้าลูกค้าไม่ได้กรอกข้อมูลขอใบกำกับภาษี)
5. การตั้งค่าแสดงค่าขนส่งในเอกสาร
เลือกสถานะ “เปิด/ปิด” เพื่อแสดงค่าขนส่งในเอกสาร
กด “เปิด” เพื่อแสดงค่าขนส่งในเอกสาร
กด “ปิด” ไม่แสดงค่าขนส่งในเอกสาร
6. การตั้งค่าส่งอีเมลให้ลูกค้าอัตโนมัติ
เลือกสถานะ “เปิด/ปิด”
กด “เปิด” ระบบจะส่งเอกสารให้ลูกค้าทันทีหลังจากสร้างเอกสาร แบบอัตโนมัติ (ซึ่งยังสามารถสำเนาไปที่อีเมลที่ท่านต้องได้อีกด้วย)
กด “ปิด” ระบบจะทำการสร้างเอกสารอัตโนมัติแต่ไม่ส่งอีเมลให้ลูกค้า
7. การบันทึกการตั้งค่า
กดปุ่มบันทึก
แล้วจะขึ้นข้อความบันทึกสำเร็จ
ตอนนี้ระบบก็สามารถสร้างเอกสารอัตโนมัติได้แล้ว
8. ตัวอย่างการนำไปใช้
มาดูตัวอย่างหลังจากตั้งค่า Shopee Automation เสร็จแล้ว เมื่อลูกค้ามีการสั่งซื้อสินค้า ได้ชำระราคาสินค้าและเซ็นเอกสารรับสินค้า เมื่อสินค้าจัดส่งมาถึงตัวลูกค้าแล้ว
ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีก็จะถูกสร้างมาที่ซอฟต์แวร์ Leceipt อย่างอัตโนมัติ
แล้วลูกค้าของท่านก็จะได้รับเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีผ่านอีเมล (โดยที่ท่านไม่ต้องคลิกส่งอีเมลเลย)
