ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) คืออะไร ?

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ของกรมสรรพากร ประเทศไทย คือ ระบบที่ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถรออกเอกสารใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (ไฟล์) และสามารถใช้เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นต้นฉบับแทนกระดาษโดยมีกฎหมายรองรับ แต่ต้องทำตามกระบวนการที่กรมสรรพากรกำหนด

ภาพรวมการจัดทำใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน

มี 3 อย่าง คือ จัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษา

ในอดีตเอกสารใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงิน ถ้าจัดทำในรูปแบบกระดาษ ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายในกระบวนการที่ต้องใช้กระดาษ ดังนี้

• จัดทำเอกสารกระดาษ มีค่าเครื่องพิมพ์ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์
• จัดส่งเอกสารกระดาษ มีค่าจัดส่งทางไปรษณีย์ ค่าซอง ค่าจ้างคนไปส่งเอกสาร
• จัดเก็บเอกสารกระดาษ มีค่ากล่อง ค่าแฟ้ม ค่าพื้นที่จัดเก็บ ค่าทำลายเอกสาร

จะเห็นได้ว่าในแต่ละขั้นตอนของการออกเอกสารในรูปแบบกระดาษจะมีต้นทุนที่แฝงอยู่มากมาย ซึ่งต้นทุนเหล่านี้สามารถลดลงไปได้ หากเปลี่ยนมาออกเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

หากเปลี่ยนมาออกเอกสารใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จะทำให้เกิดข้อดีดังนี้

• จัดทำเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่มีค่าเครื่องพิมพ์ ไม่มีค่าหมึกพิมพ์ ไม่มีค่าบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์
• จัดส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ส่งเอกสารทางอีเมลแล้วลูกค้าได้รับเอกสารทันที ไม่มีค่าจัดส่งทางไปรษณีย์ ไม่มีค่าซอง ไม่ต้องจ้างคนไปส่งเอกสาร
• จัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จัดหมวดหมู่และค้นหาได้ง่าย ไม่มีค่ากล่อง ไม่มีค่าแฟ้ม ไม่มีค่าทำลายเอกสาร

ในด้านของผู้รับเอกสารก็ปลอดภัยจากโรคติดต่อ COVID-19 ซึ่งในต่างประเทศก็มีข่าวว่า มีผู้กักตัวอยู่บ้านไม่ได้ไปไหน แต่ติดโรคจากซองจดหมายที่ได้รับ จดหมายที่ได้รับทั้งหมด 10 ซอง นำไปตรวจแล้วพอเชื้อโควิดถึง 5 ซอง

หากท่านอ่านมาถึงตรงนี้คงพอจะเริ่มเห็นข้อดีของการออกใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ต่อไปจะเป็นการสรุปกระบวนการในการจัดทำ นำส่ง และจัดเก็บเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt

การจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาเอกสาร

e-Tax Invoice & e-Receipt

1. การจัดทำเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt

บริษัทหรือนิติบุคคลจะต้องจัดทำเอกสารใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน ในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ 2 ไฟล์ คือ

• จัดทำไฟล์ PDF แล้วทำการลงลายเซ็นดิจิทัลด้วยเทคโนโลยี PKI (Public Key Infrastructure)
• จัดทำไฟล์ XML แล้วทำการลงลายเซ็นดิจิทัลด้วยเทคโนโลยี PKI (Public Key Infrastructure)

2. การส่งมอบเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt

หลังจากจัดทำเอกสารและลงลายเซ็นดิจิทัลแล้วจะต้องนำส่งไฟล์

• ไฟล์ PDF ส่งให้กับลูกค้าด้วยช่องทางการจัดส่งแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น อีเมล SMS หรือ Line เป็นต้น
• ไฟล์ XML ส่งให้กรมสรรพากรภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

3. การเก็บรักษาเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt

ผู้ประกอบการจะต้องจัดเก็บเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นเวลา 5 ปี

แนะนำโปรแกรม Leceipt

สำหรับออกเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt

หากท่านต้องการออกเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt สามารถใช้โปรแกรม Leceipt ในการออกเอกสาร ซึ่งโปรแกรมนี้จะช่วยในการจัดทำ นำส่ง และจัดเก็บเอกสารที่ได้กล่าวมาแล้วด้านบนทั้งหมด รวมอยู่ในโปรแกรมนี้แล้ว สามารถทดลองใช้งานได้ฟรีที่ https://my.leceipt.com/signup

บทความนี้ยาวพอสมควรแล้ว หากท่านสนใจจะออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์แต่ไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง สามารถดูขั้นตอนได้ที่ลิงค์นี้ครับ

สนใจออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) ต้องทำอย่างไร?

ผู้เขียน นายกฤษณ์ สุขวัจน์

วันที่ 20 มกราคม พ.ศ. 2565