คำอธิบาย excel templete สำหรับสร้างเอกสาร e-Tax

การไฟล์ข้อมูลเอกสาร e-Tax ต่าง ๆ จะมีลักษณะการสร้างดังรูปตัวอย่าง ซึ่งแต่ละเอกสาร e-Tax จะแยกตามแถว โดยแถวแรกจะต้องใส่หัวข้อที่ต้องป้อนข้อมูลลงไป ตามแต่ละคอลัมน์ โดยจะมีวิธีการป้อนข้อมูลดังนี้

หัวข้อภาษาอังกฤษสีฟ้าด้านล่างจะเป็น ชื่อคอลัมน์ ภายในไฟล์ Excel ที่ใช้ในการอัปโหลดเพื่อสร้างเอกสาร ETAX




1. ประเภทเอกสาร e-Tax ที่ต้องการสร้าง

ใส่ documentType = ประเภทเอกสาร e-Tax ที่ต้องการสร้าง

ซึ่งประกอบด้วยดังนี้

สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ หมายถึง
RECEIPT-TAXINVOICE ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
INVOICE-TAXINVOICE ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
DELIVERYORDER-TAXINVOICE ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
TAXINVOICE ใบกำกับภาษี
RECEIPT-TAXINVOICE-ABB ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
RECEIPT ใบเสร็จรับเงิน
DEBIT-NOTE ใบเพิ่มหนี้
CREDIT-NOTE ใบลดหนี้


จากรูปตัวอย่างใส่ ใบเสร็จรับ/ใบกำกับภาษี เป็น RECEIPT-TAXINVOICE ดังรูป



2. ส่วนของผู้ซื้อ

หมายเหตุ : หาก documentType ระบุเป็น RECEIPT-TAXINVOICE-ABB (ใบกำกับภาษีอย่างย่อ) ไม่จำเป็นต้องระบุในส่วนของผู้ซื้อ

  • customer_name : ชื่อผู้ซื้อหรือบริษัทผู้ซื้อ
  • customer_addressLineOne : ที่อยู่ของผู้ซื้อหรือบริษัทผู้ซื้อ บรรทัดที่ 1
  • customer_addressLineTwo : (เว้นว่างได้) ที่อยู่ของผู้ซื้อหรือบริษัทผู้ซื้อ บรรทัดที่ 1
  • customer_postcode : รหัสไปรษณีย์
  • customer_branchNumber : รหัสสาขา สำนักงานใหญ่เป็น 00000
  • customer_branchText : ชื่อสำนักงานใหญ่ เช่น สำนักงานใหญ่ Head Office
  • customer_taxNumberType : รหัสประเภทผู้เสียภาษี ประกอบด้วย

ซึ่งประกอบด้วยดังนี้

สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ หมายถึง
TXID เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร
NIDN เลขประจำตัวประชาชน
CCPT เลขหนังสือเดินทาง (Passport)
OTHR ไม่ต้องการระบุ


ดังรูป



customer_taxId : เลขผู้เสียภาษี ถ้า

  • customer_taxNumberType ระบุเป็น TXID => ระบุเป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอาการสำหรับนิติบุคคล 13 หลัก
  • customer_taxNumberType ระบุเป็น NIDN => ระบุเป็นเลขประจำตัวประชาชน 13 หลัก (สำหรับบุคคลธรรมดา)
  • customer_taxNumberType ระบุเป็น CCPT => ระบุเป็นเลขหนังสือเดินทาง (Passport)
  • customer_taxNumberType ระบุเป็น OTHR => N/A

ดังรูป



  • customer_phoneCountryCode : รหัสประเทศ เช่น +66 สำหรับประเทศไทย
  • customer_phone : เบอร์โทรศัพท์
  • customer_email : อีเมล

ดังรูป



3. ส่วนของข้อมูลเอกสาร

  • dateBE : วัน เดือน ปี (พ.ศ.) ที่ออกเอกสาร
  • number : เลขที่เอกสาร
  • percentVat : เปอร์เซ็นภาษีมูลค่าเพิ่ม ปัจจุบัน 7
  • amountTotal : มูลค่าสินค้าหรือบริการรวมแล้ว (ก่อน Vat)
  • vatTotal : มูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม
  • grandTotal : มูลค่าสินค้าหรือบริการรวมแล้ว (หลัง Vat)
  • note : (เว้นว่างได้) หมายเหตุ ที่ต้องการแสดงในใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
  • receivedBy : (เว้นว่างได้) ชื่อผู้รับเงิน
  • createdBy : (เว้นว่างได้) ชื่อผู้จัดทำ
  • discount : (เว้นว่างได้) ส่วนลด
  • reIssue : ถ้าออกใบกำกับภาษีใหม่ ระบุเป็น false / ถ้าออกใบกำกับภาษีใหม่ทดแทนใบกำกับภาษีเดิมที่ถูกยกเลิก ระบุเป็น true

ซึ่งจะทำการใส่ดังรูป



4. ส่วนของเอกสารอ้างถึง

หมายเหตุ : ถ้าระบุ reIssue เป็น false ไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลในส่วนนี้ ยกเว้นเอกสารของ ใบเพิ่มหนี้กับใบลดหนี้ ที่ต้องระบุในส่วนนี้

refer_typeCode : รหัสประเภทเอกสารอ้างถึง (ใส่เฉพาะเอกสาร ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้เท่านั้น)

สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ หมายถึง
T02 ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
T03 ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
T04 ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
T05 ใบกำกับภาษี


ดังรูป



  • refer_number : เลขที่เอกสารอ้างถึง
  • refer_dateBE : วัน เดือน ปี (พ.ศ.) ที่ออกเอกสารอ้างถึง
  • refer_reasonCode : รหัสสาเหตุการออกใบเพิ่มหนี้


สำหรับเอกสาร RECEIPT-TAXINVOICE, INVOICE-TAXINVOICE, DELIVERYORDER-TAXINVOICE, TAXINVOICE, RECEIPT-TAXINVOICE-ABB

สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ หมายถึง
TIVC01 ชื่อผิด
TIVC02 ที่อยู่ผิด
TIVC99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) เหตุอื่น


สำหรับเอกสาร RECEIPT

สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ หมายถึง
RCTC01 ชื่อผิด
RCTC02 ที่อยู่ผิด
RCTC03 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) รับคืนสินค้า/ยกเลิกบริการ ทั้งจำนวน
RCTC04 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) รับคืนสินค้า/ยกเลิกบริการ บางส่วน
RCTC99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) เหตุอื่น


สำหรับเอกสาร DEBIT-NOTE

สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ หมายถึง
DBNG01 มีการเพิ่มราคาสินค้า
DBNG02 คำนวณราคาสินค้าผิดพลาดต่ำกว่าที่เป็นจริง
DBNG99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) DBNG99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย)
DBNS01 มีการเพิ่มราคาค่าบริการ
DBNS02 คำนวณราคาค่าบริการผิดพลาดต่ำกว่าที่เป็นจริง
DBNS99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) เหตุอื่น (กรณีบริการ)


สำหรับเอกสาร CREDIT-NOTE

สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ หมายถึง
CDNG01 ลดราคาสินค้าที่ขาย
CDNG02 สินค้าชำรุดเสียหาย
CDNG03 สินค้าขาดจำนวนตามที่ตกลงซื้อขาย
CDNG04 คำนวณราคาผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง
CDNG05 รับคืนสินค้า
CDNG99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) เหตุอื่น (กรณีขายสินค้า)
CDNS01 ลดราคาค่าบริการ
CDNS02 ค่าบริการขาดจำนวน
CDNS03 คำนวณราคาค่าบริการผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง
CDNS04 บอกเลิกสัญญาบริการ
CDNS99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) เหตุอื่น (กรณีบริการ)

ดังรูป



refer_specificReason : หากสาเหตุเป็นอื่นๆ ต้องระบุเหตุผล

หาก refer_reasonCode ระบุเป็น RCTC03 => ระบุเป็น รับคืนสินค้า หรือ ยกเลิกบริการ ทั้งจำนวน ตามด้วยตัวเลขจำนวนเงิน เว้นวรรคระหว่างข้อความกับตัวเลขด้วย ตัวอย่าง: รับคืนสินค้าทั้งจำนวน 2000 บาท

หาก refer_reasonCode ระบุเป็น RCTC04 => ระบุเป็น รับคืนสินค้า หรือ ยกเลิกบริการ ทั้งจำนวน ตามด้วยตัวเลขจำนวนเงิน เว้นวรรคระหว่างข้อความกับตัวเลขด้วย ตัวอย่าง: รับคืนสินค้าทั้งจำนวน 2000 บาท

ดังรูป

  • refer_amountTotal : มูลค่าสินค้าหรือบริการตามเอกสารเดิม (ใส่เฉพาะเอกสาร ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้เท่านั้น)
  • refer_diffAmountTotal : : ผลต่างมูลค่าสินค้าหรือบริการตามเอกสารเดิมกับใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ (ใส่เฉพาะเอกสาร ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้เท่านั้น)

ดังรูป



5. ส่วนของรายการสินค้า

คอลัมน์ประกอบด้วยตัวเลขและหัวข้อ โดยตัวเลขหมายถึงลำดับเลข ตัวอย่าง

ในรูปเป็นตัวอย่างเอกสารที่สร้างแล้ว จะเห็นว่าอีกทั้งหมด 7 รายการ คอลัมน์สินค้า จะใส่เลข 1-7 โดยจะมี items_1, items_2, …, items_7 ถ้ามีสินค้ามากกว่า 7 รายการ ให้สร้างคอลัมน์ใน Excel เพิ่มเอง เช่น ถ้ามีสินค้า 8 รายการ ให้เราสร้างคอลัมน์ items_8 เอง

ถ้าบางเอกสารมีรายการสินค้าน้อยกว่าเอกสารอื่น ให้เอกสารนั้นเว้นว่างคอลัมน์ที่เหลือนั้น เช่น

จะเห็นว่า แถวที่ 2 กับ 3 มีสินค้า 7 รายการ แต่แถว 4-9 จะมีสินค้าไม่ถึง 7 รายการ ก็ให้เว้นว่างไว้ อย่างแถว 4-9 มีสินค้าแค่ 2 รายการ ให้ใส่แค่ 2 รายการ ที่เหลือให้เว้นว่างไว้

นี่คือตัวอย่างข้อมูลที่ต้องระบุภายในคอลัมน์

{“number”: 1, “description”: “ค่าอาหารและเครื่องดื่ม”, “quantity”: 1, “unitCode”: “”, “unitName”: “”, “price”: 1500, “discount”: 0, “percentVat”: 7, “percentVatText”: “7%”, “total”: 1500}

ในข้อมูลนี้ หากเป็นข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลข ให้ใส่แค่ตัวเลข เช่น number, price, quantity, discount, total ส่วนที่เป็นข้อความให้ใส่ “(เนื้อหา)” ไปด้วย อย่างเช่น description จะเห็นว่ามี “ ” นอกข้อความด้วย ส่วนอื่นหากจะเว้นว่าง ให้ใส่แค่ “” เท่านั้น

  • number : (เว้นว่างได้) ลำดับรายการสินค้าหรือบริการ
  • description : รายละเอียดสินค้าหรือบริการ
  • quantity : จำนวนสินค้า
  • unitCode : (เว้นว่างได้) รหัสหน่วยสินค้า (อ้างอิงจากรหัส UNECE Recommendation No. 20 Codes for Units of Measure Used in International Trade)
  • unitName : (เว้นว่างได้) ชื่อหน่วยสินค้า
  • price : ราคาสินค้าหรือบริการ
  • discount : ส่วนลดสินค้าหรือบริการ
  • percentVat : เปอร์เซ็นต์ภาษีของรายการ ประกอบด้วย
    • หากเป็นรายการยกเว้นภาษี ระบุเป็น -1
    • หากเป็นรายการภาษี 0% ระบุเป็น 0
    • หากเป็นรายการภาษี 7% ระบุเป็น 7
  • percentVatText : (เว้นว่างได้) ชื่อประเภทภาษี
  • total : ราคารวมสินค้าหรือบริการ

ดังรูปตัวอย่าง



6. ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นตอนใส่ข้อมูลใน Excel

– ใส่เลข 0 นำหน้าไม่ได้

วิธีแก้ => คลิกขวาที่ช่องนั้น -> เลือก “จัดรูปแบบเซลล์” -> เลือกแถบ “ตัวเลข” เลือกประเภท “ข้อความ” -> กด “ตกลง” จากนั้นก็จะสามารถพิมพ์เลข 0 หน้าข้อความได้



– พิมพ์ true หรือ false แต่กลายเป็น TRUE หรือ FALSE

วิธีแก้ => คลิกขวาที่ช่องนั้น -> เลือก “จัดรูปแบบเซลล์” -> เลือกแถบ “ตัวเลข” เลือกประเภท “ข้อความ” -> กด “ตกลง” จากนั้นก็จะสามารถพิมพ์ true, false ได้