คำอธิบาย excel templete สำหรับสร้างเอกสาร e-Tax
การไฟล์ข้อมูลเอกสาร e-Tax ต่าง ๆ จะมีลักษณะการสร้างดังรูปตัวอย่าง ซึ่งแต่ละเอกสาร e-Tax จะแยกตามแถว โดยแถวแรกจะต้องใส่หัวข้อที่ต้องป้อนข้อมูลลงไป ตามแต่ละคอลัมน์ โดยจะมีวิธีการป้อนข้อมูลดังนี้
หัวข้อภาษาอังกฤษสีฟ้าด้านล่างจะเป็น ชื่อคอลัมน์ ภายในไฟล์ Excel ที่ใช้ในการอัปโหลดเพื่อสร้างเอกสาร ETAX
1. ประเภทเอกสาร e-Tax ที่ต้องการสร้าง
ใส่ documentType = ประเภทเอกสาร e-Tax ที่ต้องการสร้าง
ซึ่งประกอบด้วยดังนี้
| สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ | หมายถึง |
| RECEIPT-TAXINVOICE | ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี |
| INVOICE-TAXINVOICE | ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี |
| DELIVERYORDER-TAXINVOICE | ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี |
| TAXINVOICE | ใบกำกับภาษี |
| RECEIPT-TAXINVOICE-ABB | ใบกำกับภาษีอย่างย่อ |
| RECEIPT | ใบเสร็จรับเงิน |
| DEBIT-NOTE | ใบเพิ่มหนี้ |
| CREDIT-NOTE | ใบลดหนี้ |
จากรูปตัวอย่างใส่ ใบเสร็จรับ/ใบกำกับภาษี เป็น RECEIPT-TAXINVOICE ดังรูป
2. ส่วนของผู้ซื้อ
หมายเหตุ : หาก documentType ระบุเป็น RECEIPT-TAXINVOICE-ABB (ใบกำกับภาษีอย่างย่อ) ไม่จำเป็นต้องระบุในส่วนของผู้ซื้อ
- customer_name : ชื่อผู้ซื้อหรือบริษัทผู้ซื้อ
- customer_addressLineOne : ที่อยู่ของผู้ซื้อหรือบริษัทผู้ซื้อ บรรทัดที่ 1
- customer_addressLineTwo : (เว้นว่างได้) ที่อยู่ของผู้ซื้อหรือบริษัทผู้ซื้อ บรรทัดที่ 1
- customer_postcode : รหัสไปรษณีย์
- customer_branchNumber : รหัสสาขา สำนักงานใหญ่เป็น 00000
- customer_branchText : ชื่อสำนักงานใหญ่ เช่น สำนักงานใหญ่ Head Office
- customer_taxNumberType : รหัสประเภทผู้เสียภาษี ประกอบด้วย
ซึ่งประกอบด้วยดังนี้
| สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ | หมายถึง |
| TXID | เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร |
| NIDN | เลขประจำตัวประชาชน |
| CCPT | เลขหนังสือเดินทาง (Passport) |
| OTHR | ไม่ต้องการระบุ |
ดังรูป
customer_taxId : เลขผู้เสียภาษี ถ้า
- customer_taxNumberType ระบุเป็น TXID => ระบุเป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอาการสำหรับนิติบุคคล 13 หลัก
- customer_taxNumberType ระบุเป็น NIDN => ระบุเป็นเลขประจำตัวประชาชน 13 หลัก (สำหรับบุคคลธรรมดา)
- customer_taxNumberType ระบุเป็น CCPT => ระบุเป็นเลขหนังสือเดินทาง (Passport)
- customer_taxNumberType ระบุเป็น OTHR => N/A
ดังรูป
- customer_phoneCountryCode : รหัสประเทศ เช่น +66 สำหรับประเทศไทย
- customer_phone : เบอร์โทรศัพท์
- customer_email : อีเมล
ดังรูป
3. ส่วนของข้อมูลเอกสาร
- dateBE : วัน เดือน ปี (พ.ศ.) ที่ออกเอกสาร
- number : เลขที่เอกสาร
- percentVat : เปอร์เซ็นภาษีมูลค่าเพิ่ม ปัจจุบัน 7
- amountTotal : มูลค่าสินค้าหรือบริการรวมแล้ว (ก่อน Vat)
- vatTotal : มูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม
- grandTotal : มูลค่าสินค้าหรือบริการรวมแล้ว (หลัง Vat)
- note : (เว้นว่างได้) หมายเหตุ ที่ต้องการแสดงในใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
- receivedBy : (เว้นว่างได้) ชื่อผู้รับเงิน
- createdBy : (เว้นว่างได้) ชื่อผู้จัดทำ
- discount : (เว้นว่างได้) ส่วนลด
- reIssue : ถ้าออกใบกำกับภาษีใหม่ ระบุเป็น false / ถ้าออกใบกำกับภาษีใหม่ทดแทนใบกำกับภาษีเดิมที่ถูกยกเลิก ระบุเป็น true
ซึ่งจะทำการใส่ดังรูป
4. ส่วนของเอกสารอ้างถึง
หมายเหตุ : ถ้าระบุ reIssue เป็น false ไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลในส่วนนี้ ยกเว้นเอกสารของ ใบเพิ่มหนี้กับใบลดหนี้ ที่ต้องระบุในส่วนนี้
refer_typeCode : รหัสประเภทเอกสารอ้างถึง (ใส่เฉพาะเอกสาร ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้เท่านั้น)
| สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ | หมายถึง |
| T02 | ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี |
| T03 | ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี |
| T04 | ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี |
| T05 | ใบกำกับภาษี |
ดังรูป
- refer_number : เลขที่เอกสารอ้างถึง
- refer_dateBE : วัน เดือน ปี (พ.ศ.) ที่ออกเอกสารอ้างถึง
- refer_reasonCode : รหัสสาเหตุการออกใบเพิ่มหนี้
สำหรับเอกสาร RECEIPT-TAXINVOICE, INVOICE-TAXINVOICE, DELIVERYORDER-TAXINVOICE, TAXINVOICE, RECEIPT-TAXINVOICE-ABB
| สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ | หมายถึง |
| TIVC01 | ชื่อผิด |
| TIVC02 | ที่อยู่ผิด |
| TIVC99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) | เหตุอื่น |
สำหรับเอกสาร RECEIPT
| สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ | หมายถึง |
| RCTC01 | ชื่อผิด |
| RCTC02 | ที่อยู่ผิด |
| RCTC03 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) | รับคืนสินค้า/ยกเลิกบริการ ทั้งจำนวน |
| RCTC04 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) | รับคืนสินค้า/ยกเลิกบริการ บางส่วน |
| RCTC99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) | เหตุอื่น |
สำหรับเอกสาร DEBIT-NOTE
| สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ | หมายถึง |
| DBNG01 | มีการเพิ่มราคาสินค้า |
| DBNG02 | คำนวณราคาสินค้าผิดพลาดต่ำกว่าที่เป็นจริง |
| DBNG99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) | DBNG99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) |
| DBNS01 | มีการเพิ่มราคาค่าบริการ |
| DBNS02 | คำนวณราคาค่าบริการผิดพลาดต่ำกว่าที่เป็นจริง |
| DBNS99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) | เหตุอื่น (กรณีบริการ) |
สำหรับเอกสาร CREDIT-NOTE
| สิ่งที่ต้องระบุในไฟล์ | หมายถึง |
| CDNG01 | ลดราคาสินค้าที่ขาย |
| CDNG02 | สินค้าชำรุดเสียหาย |
| CDNG03 | สินค้าขาดจำนวนตามที่ตกลงซื้อขาย |
| CDNG04 | คำนวณราคาผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง |
| CDNG05 | รับคืนสินค้า |
| CDNG99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) | เหตุอื่น (กรณีขายสินค้า) |
| CDNS01 | ลดราคาค่าบริการ |
| CDNS02 | ค่าบริการขาดจำนวน |
| CDNS03 | คำนวณราคาค่าบริการผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง |
| CDNS04 | บอกเลิกสัญญาบริการ |
| CDNS99 (หากระบุ ต้องระบุ refer_specificReason ด้วย) | เหตุอื่น (กรณีบริการ) |
ดังรูป
refer_specificReason : หากสาเหตุเป็นอื่นๆ ต้องระบุเหตุผล
หาก refer_reasonCode ระบุเป็น RCTC03 => ระบุเป็น รับคืนสินค้า หรือ ยกเลิกบริการ ทั้งจำนวน ตามด้วยตัวเลขจำนวนเงิน เว้นวรรคระหว่างข้อความกับตัวเลขด้วย ตัวอย่าง: รับคืนสินค้าทั้งจำนวน 2000 บาท
หาก refer_reasonCode ระบุเป็น RCTC04 => ระบุเป็น รับคืนสินค้า หรือ ยกเลิกบริการ ทั้งจำนวน ตามด้วยตัวเลขจำนวนเงิน เว้นวรรคระหว่างข้อความกับตัวเลขด้วย ตัวอย่าง: รับคืนสินค้าทั้งจำนวน 2000 บาท
ดังรูป
- refer_amountTotal : มูลค่าสินค้าหรือบริการตามเอกสารเดิม (ใส่เฉพาะเอกสาร ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้เท่านั้น)
- refer_diffAmountTotal : : ผลต่างมูลค่าสินค้าหรือบริการตามเอกสารเดิมกับใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ (ใส่เฉพาะเอกสาร ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้เท่านั้น)
ดังรูป
5. ส่วนของรายการสินค้า
คอลัมน์ประกอบด้วยตัวเลขและหัวข้อ โดยตัวเลขหมายถึงลำดับเลข ตัวอย่าง
ในรูปเป็นตัวอย่างเอกสารที่สร้างแล้ว จะเห็นว่าอีกทั้งหมด 7 รายการ คอลัมน์สินค้า จะใส่เลข 1-7 โดยจะมี items_1, items_2, …, items_7 ถ้ามีสินค้ามากกว่า 7 รายการ ให้สร้างคอลัมน์ใน Excel เพิ่มเอง เช่น ถ้ามีสินค้า 8 รายการ ให้เราสร้างคอลัมน์ items_8 เอง
ถ้าบางเอกสารมีรายการสินค้าน้อยกว่าเอกสารอื่น ให้เอกสารนั้นเว้นว่างคอลัมน์ที่เหลือนั้น เช่น
จะเห็นว่า แถวที่ 2 กับ 3 มีสินค้า 7 รายการ แต่แถว 4-9 จะมีสินค้าไม่ถึง 7 รายการ ก็ให้เว้นว่างไว้ อย่างแถว 4-9 มีสินค้าแค่ 2 รายการ ให้ใส่แค่ 2 รายการ ที่เหลือให้เว้นว่างไว้
นี่คือตัวอย่างข้อมูลที่ต้องระบุภายในคอลัมน์
{“number”: 1, “description”: “ค่าอาหารและเครื่องดื่ม”, “quantity”: 1, “unitCode”: “”, “unitName”: “”, “price”: 1500, “discount”: 0, “percentVat”: 7, “percentVatText”: “7%”, “total”: 1500}
ในข้อมูลนี้ หากเป็นข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลข ให้ใส่แค่ตัวเลข เช่น number, price, quantity, discount, total ส่วนที่เป็นข้อความให้ใส่ “(เนื้อหา)” ไปด้วย อย่างเช่น description จะเห็นว่ามี “ ” นอกข้อความด้วย ส่วนอื่นหากจะเว้นว่าง ให้ใส่แค่ “” เท่านั้น
- number : (เว้นว่างได้) ลำดับรายการสินค้าหรือบริการ
- description : รายละเอียดสินค้าหรือบริการ
- quantity : จำนวนสินค้า
- unitCode : (เว้นว่างได้) รหัสหน่วยสินค้า (อ้างอิงจากรหัส UNECE Recommendation No. 20 Codes for Units of Measure Used in International Trade)
- unitName : (เว้นว่างได้) ชื่อหน่วยสินค้า
- price : ราคาสินค้าหรือบริการ
- discount : ส่วนลดสินค้าหรือบริการ
- percentVat : เปอร์เซ็นต์ภาษีของรายการ ประกอบด้วย
- หากเป็นรายการยกเว้นภาษี ระบุเป็น -1
- หากเป็นรายการภาษี 0% ระบุเป็น 0
- หากเป็นรายการภาษี 7% ระบุเป็น 7
- percentVatText : (เว้นว่างได้) ชื่อประเภทภาษี
- total : ราคารวมสินค้าหรือบริการ
ดังรูปตัวอย่าง
6. ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นตอนใส่ข้อมูลใน Excel
– ใส่เลข 0 นำหน้าไม่ได้
วิธีแก้ => คลิกขวาที่ช่องนั้น -> เลือก “จัดรูปแบบเซลล์” -> เลือกแถบ “ตัวเลข” เลือกประเภท “ข้อความ” -> กด “ตกลง” จากนั้นก็จะสามารถพิมพ์เลข 0 หน้าข้อความได้
– พิมพ์ true หรือ false แต่กลายเป็น TRUE หรือ FALSE
วิธีแก้ => คลิกขวาที่ช่องนั้น -> เลือก “จัดรูปแบบเซลล์” -> เลือกแถบ “ตัวเลข” เลือกประเภท “ข้อความ” -> กด “ตกลง” จากนั้นก็จะสามารถพิมพ์ true, false ได้