วิธีสร้างใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

ส่วนนี้จะแนะนำวิธีการสร้าง ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ไปจนถึงการแนะนำความสามารถในการส่งไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ที่สร้างเสร็จแล้ว ซึ่งระบบของเรารองรับตั้งแต่การดาวน์โหลดไฟล์ที่เว็บโดยตรง การส่งไฟล์เข้าสู่อีเมลที่ต้องการ และยังสามารถส่งผ่านระบบ SMS ได้อีกด้วย โดยมีขั้นตอนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้



1. เริ่มต้นสร้างเอกสาร

หลังจากที่ทำการสมัครการใช้งานและสร้างข้อมูลบริษัทของผู้ขายของท่านเป็นที่เรียบร้อยแล้วระบบจะพาเข้าสู่หน้าที่มีลักษณะดังรูป


แล้วเลือก วิธีสร้างใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ


2. รายการสินค้าและการคำนวณราคา

ต่อมาคือส่วนที่ทำการกรอกข้อมูลและคำนวณสินค้าที่ลูกค้าของท่านทำการสั่งซื้อ


เมื่อทำการใส่ข้อมูลรายการสินค้าต่าง ๆ โดยกำหนด ลำดับ แล้วใส่ รายการสินค้า แล้วใส่จำนวนของสินค้าที่ทำการสั่งซื้อ


ต่อมาทำการเลือก หน่วย ของจำนวนสินค้าดังรูป


ต่อมาใส่ ราคาสินค้า แล้วเมื่อคลิกที่บริเวณพื้นที่สีเทาในส่วนของจำนวนเงินจะพบว่าระบบได้คำนวณเงินของราคาสินค้าเอาไว้ให้


สำหรับเครื่องหมายถังขยะสีฟ้าด้านขวามือสุดจะเป็นปุ่มลบรายการสินค้านั้น ๆ ออก โดยหากต้องการที่จะลบรายการสินค้านั้นให้ทำการคลิกที่เครื่องหมาย

เมื่อต้องการเพิ่มรายการสินค้าให้ทำการกดปุ่ม เพิ่มรายการ


หลังจากที่เพิ่มรายการสินค้าแล้วจะเป็นดังรูปตัวอย่าง


ด้านมุมขวาด้านล่างจะสังเกตว่าระบบได้คำนวณ รวมเป็นเงิน มาให้เลยดังรูป


สามารถใส่หมายเหตุและหากเป็นการยกเลิกและหากเป็นกรณีต้องการการออกใบกำกับภาษีใหม่แทนใบกำกับภาษีเดิมให้กดเลือกกล่องสี่เหลี่ยมหน้าข้อความ เป็นการยกเลิกและออกใบกำกับภาษีใหม่แทนใบกำกับภาษีเดิม


เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยแล้วให้ทำการคลิกที่ ต่อไป


จากนั้นระบบก็จะทำการประมวลผลให้ทำการรอสักครู่


เมื่อระบบประมวลผลเรียบร้อยแล้วจะแสดงตัวอย่าง ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ เมื่อท่านตรวจข้อมูลต่าง ๆ เป็นไปตามความต้องการแล้วให้คลิกที่ปุ่ม ยืนยัน


3. เอกสารที่สร้างเสร็จแล้ว

เอกสารที่สร้างเสร็จแล้ว ก็มีรูปแบบการนำไปใช้ดังนี้

  • การเปิดเอกสาร (รองรับไฟล์ PDF และ XML)
  • การดาวน์โหลด (รองรับไฟล์ PDF และ XML)
  • การส่งอีเมล (รองรับไฟล์ PDF)
  • การส่งไฟล์ผ่าน SMS (รองรับไฟล์ PDF)
  • การสร้างเอกสารใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)
  • การสร้างเอกสารใบลดหนี้ (Credit Note)

* สำหรับปุ่ม “ลบ” สำหรับกรณีที่ต้องการลบเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt นั้น ๆ


เมื่อสร้างเอกสารเสร็จแล้ว คลิกที่ปุ่ม เลือก


4. การเปิดเอกสาร

ที่เมนู เลือก ให้คลิกที่ เปิดเอกสาร


หรือจะเลือกเป็นแบบไอคอน “PDF” โดยที่ “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” รองรับเอกสารไฟล์ PDF อย่างเดียว


จากนั้นจะแสดงรายละเอียดเอกสารของ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ซึ่งมีลายเซ็นดิจิทัลและสามารถกดดาวน์โหลดเพื่อเอาไปใช้งานได้เลย


5. การดาวน์โหลด

จากเมนู เลือก ให้คลิกที่ ดาวน์โหลด ระบบจะดาวน์โหลดไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ


และเมื่อเปิดไฟล์ (แนะนำให้ใช้ Adobe Acrobat Reader DC) จะเห็นเอกสารซึ่งมีลายเซ็นดิจิทัลพร้อมมาให้ด้วย


6. การส่งอีเมล

ระบบของเรารองรับการส่งไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ผ่านอีเมล โดยที่เมนู เลือก แล้วเลือกให้คลิกที่ อีเมล


แล้วขึ้นกล่อง Pop-up ให้กรอกอีเมลปลายทางที่ต้องการส่งไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ แล้วคลิกที่ ส่งอีเมล



เมื่อไฟล์ได้ถูกส่งไปยังอีเมลปลายทางเรียบร้อย ระบบจะขึ้นแจ้งว่า ส่งอีเมลสำเร็จ ดังรูป


เมื่อผู้รับได้เปิดอีเมลที่มีการส่งไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ จะแสดงในลักษณะดังรูป


7. การส่ง SMS

ระบบของเรายังสามารถส่งไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ทาง SMS ได้อีกด้วย โดยที่เมนู เลือก แล้วเลือกที่ SMS


จากนั้นระบบจะขึ้น Pop-up ให้ใส่เบอร์โทรมือถือของหมายเลขปลายทางที่ต้องการส่ง แล้วคลิกที่ ส่งข้อความ SMS


เมื่อระบบส่ง SMS สำเร็จแล้วจะขึ้นข้อความแจ้ง ส่งข้อความ SMS สำเร็จ! ดังรูป


มาดูที่ส่วนของปลายทางของผู้ที่ได้รับ SMS โดยเมื่อเปิดมือถือขึ้นมาจะพบข้อความแจ้งขึ้นมาดังรูป


เมื่อกดคลิกที่ลิงค์ ระบบจะขึ้นให้ดังรูป แล้วให้ใส่รหัสที่ส่งมาจาก SMS


เมื่อกรอกรหัสเรียบร้อยแล้วระบบจะทำการดาวน์โหลดไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ดังรูปต่อไปนี้


คลิกปุ่ม เปิดไฟล์ ซึ่งควรลง Application สำหรับเปิด PDF ไว้ด้วย (หากยังไม่มี)


เปิดดูไฟล์ PDF จากตัวอย่างได้ใช้แอปพลิเคชัน “Adobe Acrobat Reader: PDF Viewer, Editor & Creator”