วิธีสร้างใบเสร็จรับเงิน

หลังจากที่ทำการสมัครการใช้งานและสร้างข้อมูลของบริษัท (ผู้ขาย) ต่อไปเราจะแนะนำวิธีการในการสร้างใบเสร็จรับเงินโดยมีขั้นตอนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้



1. เริ่มต้นสร้างเอกสาร

หลังจากที่ทำการสมัครการใช้งานและสร้างข้อมูลบริษัทของผู้ขายของท่านเป็นที่เรียบร้อยแล้วระบบจะพาเข้าสู่หน้าที่มีลักษณะดังรูป



แล้วเลือก ใบเสร็จรับเงิน



2. ข้อมูลของผู้ซื้อ

ใส่ชื่อบริษัทหรือชื่อกิจการของลูกค้าของท่านสำหรับส่วนนี้ห้ามเว้นว่างไว้ดังรูปตัวอย่าง



สำหรับการกรอกข้อมูลที่อยู่ ให้สังเกตที่ปุ่ม โครงสร้างที่เปิดอยู่ โดยให้สไลด์ปุ่มนี้ไปทางด้านซ้าย (“ปิด”) จะแสดงการกรอกข้อมูลดังรูป ซึ่งเราสามารถใส่ข้อมูลที่อยู่ได้อย่างอิสระ



แต่หาก โครงสร้างที่เปิดอยู่ เลื่อนปุ่มมาด้านขวามือ (“เปิด”) จะมีรูปแบบที่อยู่ให้กรอกดังนี้



การใส่ที่อยู่ของลูกค้าของท่านโดยที่ช่องกรอก เลขที่ ให้ใส่เลขที่ตั้งของที่อยู่ (ช่องนี้ห้ามเว้นว่าง) แต่ข้อมูลที่อยู่อื่น ๆ อย่างเช่น เลขหมู่ หรือชื่อหมู่บ้าน ให้นำมากรอกในช่อง ที่อยู่ รวมถึงข้อมูลชื่อ ถนน โดยสำหรับช่องกรอก ที่อยู่ และ ถนน ส่วนนี้สามารถเว้นวรรคได้ดังรูปตัวอย่าง



ก่อนที่เราจะใส่ข้อมูล จังหวัด อำเภอ และตำบล ให้สังเกตที่ปุ่ม ภาษาอังกฤษ ด้านขวามือ ด้วยระบบของเรารองรับการเลือกข้อมูลเหล่านี้เป็นภาษาอังกฤษด้วย ดังรูป



แต่หากที่ปุ่ม ภาษาอังกฤษ เราเลือก “ปิด” โดยสไลด์ปุ่มปุ่มมาด้านซ้าย ข้อมูลจะเป็นภาษาไทย อย่างตัวอย่างด้านล่าง เราต้องการเลือก จังหวัด ปลายทาง ก็จะแสดงเป็นดังรูป


การใส่ข้อมูล อำเภอ/เขต ส่วนนี้ห้ามเว้นว่างโดยทำเช่นเดียวกันคือหลังจากที่ได้เลือกจังหวัดที่ต้องการเช่น เลือกกรุงเทพมหานครแล้วก็สามารถคลิกเลือก อำเภอ/เขต ของจังหวัดที่เราเลือกไว้แล้วดังรูป



ต่อมาเป็นการคลิกเลือก ตำบล/แขวง ส่วนนี้ห้ามเว้นว่างซึ่งเช่นเดียวกันกับ จังหวัด และ อำเภอ ดังรูป


การใส่รหัสไปรษณีย์สามารถทำได้ดังรูป (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง)



ใส่ประเภทของผู้เสียภาษีต่าง ๆ ดังรูป (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง) ดังรูป



หลังจากนั้นทำการกรอกหมายเลขผู้เสียภาษี 13 หลัก (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง) ดังรูป



จากนั้นทำการเลือกสำนักงานดังรูป



ถ้าเลือกสาขาให้ใส่หมายเลขดังรูป



การใส่เบอร์โทรศัพท์ ดังรูปภาพตัวอย่าง



ให้ใส่อีเมลของลูกค้าของท่านดังรูปภาพตัวอย่าง



เมื่อทำการกรอกข้อมูลที่อยู่เรียบร้อยแล้วจากรูปด้านล่างจะสังเกตุเห็นฟอร์มในการกรอกด้านขวามือซึ่งจะมี เลขที่ และ วันที่



การใส่ เลขที่ ซึ่งเป็นเลขเอกสารที่ทางท่านเป็นผู้กำหนดเองดังรูปตัวอย่าง (ส่วนนี้ห้ามเว้นว่าง) และคลิกเลือกวันที่ที่ต้องการ



3. รายการสินค้าและการคำนวณราคา

ต่อมาคือส่วนที่ทำการกรอกข้อมูลและคำนวณสินค้าที่ลูกค้าของท่านทำการสั่งซื้อดังรูป



ทำการใส่รายการสินค้าต่าง ๆ โดยกำหนด ลำดับ แล้วใส่ รายการสินค้า แล้วใส่จำนวนของสินค้าที่ทำการสั่งซื้อดังรูป



ต่อมาให้ทำเลือก หน่วย ของจำนวนสินค้าดังรูป



ต่อมาใส่ราคาสินค้าแล้วลองคลิกที่บริเวณพื้นที่สีเทาในส่วนของจำนวนเงินจะพบว่าระบบได้คำนวนเงินของราคาสินค้าเอาไว้ให้



เมื่อต้องการเพิ่มรายการสินค้าให้ทำการกดปุ่ม เพิ่มรายการ

เพิ่มรายการ
เพิ่มรายการ


หลังจากที่เพิ่มรายการสินค้าแล้วจะมีลักษณะดังรูป



สำหรับเครื่องหมายถังขยะสีฟ้าด้านขวามือสุดจะเป็นปุ่มลบรายการสินค้านั้น ๆ ออกหากต้องการลบรายสินค้านั้นให้ทำการคลิกที่เครื่องหมายถังขยะ

ด้านมุมขวาล่างจะสังเกตุว่าระบบได้คำนวณรวมเป็นเงินไว้เรียบร้อยแล้ว



ส่วนสุดท้ายของฟอร์มการกรอกคือด้านล่างจะมีช่องหมายเหตุและชื่อผู้รับเงินส่วนนี้จะใส่หรือเว้นว่างก็ได้



เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยให้ทำการคลิกปุ่ม ต่อไป



จากนั้นระบบก็จะประมวลผลเพื่อดำเนินการให้รอสักครู่ดังรูป



เมื่อระบบประมวลเป็นที่เรียบร้อยจะแสดงตัวอย่างเอกสาร ใบเสร็จรับเงิน แสดงดังรูป หากข้อมูลที่แสดงถูกต้องให้คลิกปุ่ม ยืนยัน ซึ่งอยู่ด้านบนแต่ถ้าต้องการแก้ไขเอกสารให้กดปุ่ม แก้ไข



4. เอกสารที่สร้างเสร็จแล้ว

เอกสารที่สร้างเสร็จแล้ว ก็มีรูปแบบการนำไปใช้ดังนี้

  • การเปิดเอกสาร (รองรับไฟล์ PDF และ XML)
  • การดาวน์โหลด (รองรับไฟล์ PDF และ XML)
  • การส่งอีเมล (รองรับไฟล์ PDF)
  • การส่งไฟล์ผ่าน SMS (รองรับไฟล์ PDF)
  • การสร้างเอกสารใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)
  • การสร้างเอกสารใบลดหนี้ (Credit Note)

* สำหรับปุ่ม “ลบ” สำหรับกรณีที่ต้องการลบเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt นั้น ๆ



เมื่อสร้างเอกสารเสร็จแล้ว คลิกที่ปุ่ม เลือก



5. การเปิดเอกสาร

ที่เมนู เลือก ให้คลิกที่ เปิดเอกสาร



หรือจะเลือกที่ Icon “PDF” ดังรูป (กรณีไฟล์ XML ก็คลิกที่ไอคอน XML เช่นกัน)


ที่ “PDF” Icon


ที่ “XML” Icon



6. การดาวน์โหลด

จากเมนู เลือก ให้คลิกที่ ดาวน์โหลด ระบบจะดาวน์โหลดไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน

และเมื่อเปิดไฟล์ (แนะนำให้ใช้ Adobe Acrobat Reader DC) จะเห็นเอกสารซึ่งมีลายเซ็นดิจิทัลพร้อมมาให้ด้วย



7. การส่งอีเมล

ระบบของเรารองรับการส่งไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน ผ่านอีเมล โดยที่เมนู เลือก แล้วเลือกให้คลิกที่ อีเมล



แล้วขึ้นกล่อง Pop-up ให้กรอกอีเมลปลายทางที่ต้องการส่งไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ แล้วคลิกที่ ส่งอีเมล




เมื่อไฟล์ได้ถูกส่งไปยังอีเมลปลายทางเรียบร้อย ระบบจะขึ้นแจ้งว่า ส่งอีเมลสำเร็จ ดังรูป



เมื่อผู้รับได้เปิดอีเมลที่มีการส่งไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน จะแสดงในลักษณะดังรูป



8. การส่ง SMS

ระบบของเรายังสามารถส่งไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน ทาง SMS ได้อีกด้วย โดยที่เมนู เลือก แล้วเลือกที่ SMS



จากนั้นระบบจะขึ้น Pop-up ให้ใส่เบอร์โทรมือถือของหมายเลขปลายทางที่ต้องการส่ง แล้วคลิกที่ ส่งข้อความ SMS



เมื่อระบบส่ง SMS สำเร็จแล้วจะขึ้นข้อความแจ้ง ส่งข้อความ SMS สำเร็จ! ดังรูป



มาดูที่ส่วนของปลายทางของผู้ที่ได้รับ SMS โดยเมื่อเปิดมือถือขึ้นมาจะพบข้อความแจ้งขึ้นมาดังรูป



เมื่อกดคลิกที่ลิงค์ ระบบจะขึ้นให้ดังรูป แล้วให้ใส่รหัสที่ส่งมาจาก SMS



เมื่อกรอกรหัสเรียบร้อยแล้วระบบจะทำการดาวน์โหลดไฟล์ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ดังรูปต่อไปนี้



คลิกปุ่ม เปิดไฟล์ ซึ่งควรลง Application สำหรับเปิด PDF ไว้ด้วย (หากยังไม่มี)



เปิดดูไฟล์ PDF จากตัวอย่างได้ใช้แอปพลิเคชัน “Adobe Acrobat Reader: PDF Viewer, Editor & Creator”