วิธีการสร้างเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt จาก Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations





รู้จักกับ Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations

Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations เป็นระบบ ERP โดยเน้นงานทางด้านการบริหารการเงินในองค์กร อีกรูปแบบที่ทันสมัยโดยมีเทคโนโลยี AI มาช่วยทำให้ระบบมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ https://learn.microsoft.com/th-th/dynamics365/fin-ops-core/fin-ops/get-started/help-overview

ซึ่งระบบของ Leceipt ก็มีบริการเชื่อมต่อกับระบบของ Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations โดยสำหรับการสร้างเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt ต่าง ๆ ออกมาเป็นดังนี้

  • ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
  • ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
  • ใบเสร็จรับเงิน
  • ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
  • ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
  • ใบกำกับภาษี

ออกมาได้เป็นทั้งไฟล์ PDF และ XML ซึ่งไม่ต้องเสียเวลาทำการกรอกข้อมูลเพื่อสร้างเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt ใหม่ ๆ



1. ดูข้อมูลรายการคำสั่งซื้อจาก Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations

เมื่อเข้ามาที่ Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations สามารถดูรายการดังรูป


2. การเชื่อมต่อกับ Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations

กลับมาที่หน้าหลักของซอฟต์แวร์ Leceipt ให้สังเกตเมนูด้านซ้ายมือ แล้วเลื่อนลงมาด้านล่าง

ที่หัวข้อ “ข้อมูลภายนอก” คลิกเลือกที่ Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations

แล้วทำการเชื่อมต่อ Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations โดยให้ทำการป้อน “Resource Url” “Client Id” และ “Client Secret” แล้วคลิกที่ “เชื่อมต่อ”

แล้วจะแสดงรายการเอกสารที่เชื่อมต่อจาก Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations


3. กรองข้อมูลที่ต้องการสร้างเอกสาร

สามารถเลือกการแสดงข้อมูลที่เมนูดังรูป

แล้วจะแสดงรายการเอกสารที่ต้องสร้างออกมา ซึ่งจากข้อที่ 1 จะพบว่ามีข้อมูลรายการตรงกัน


4. การสร้างเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt จากเอกสารที่ต้องการ

คลิกที่ปุ่มวงกลมหน้าคำว่า “วันที่สร้างเอกสาร”

ทำการกรอกข้อมูล “ผู้รับเงิน/ผู้จัดทำ” ดังรูปตัวอย่าง

จากนั้นคลิกที่ปุ่มสร้างเอกสาร แล้วเลือกเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt ที่ต้องการสร้าง โดยมีเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt ให้เลือกดังนี้

  • ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
  • ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
  • ใบเสร็จรับเงิน
  • ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
  • ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
  • ใบกำกับภาษี

ดังนั้นตัวอย่างจะเลือกเป็น “ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี “

จากนั้นกรุณาสักครู่ ระบบจะทำการสร้างเอกสารและลงลายเซ็นดิจิทัล

เมื่อสร้างเอกสารเสร็จแล้วจะขึ้นสถานะ สำเร็จ ด้านขวามือ

แล้วคลิกที่ปุ่ม ดูเอกสารทั้งหมด

ซึ่งจะได้เอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt ซึ่งมีเป็นไฟล์ PDF (สำหรับส่งให้ลูกค้า) รูปภาพ (ส่งผ่านไลน์) และ XML (ส่งให้กรมสรรพากร)


5. การสร้างเอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt เลือกไฟล์ทั้งหมด

คลิกที่หน้าคำว่า วันที่บนเอกสาร

แล้วกรอกข้อมูล ผู้รับเงิน/ผู้จัดทำ

แล้วคลิกสร้างเอกสาร

เลือกเอกสารประเภท e-Tax Invoice & e-Receipt ที่ต้องการสร้าง ในตัวอย่างจะเป็น ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี

ระบบจะทำการสร้างเอกสารและลงลายเซ็นดิจิทัล

เมื่อสร้างเอกสารเสร็จแล้วจะขึ้นสถานะ สำเร็จ ด้านขวามือ

แล้วคลิกที่ปุ่ม ดูเอกสารทั้งหมด

ซึ่งจะได้เอกสาร e-Tax Invoice & e-Receipt ซึ่งมีเป็นไฟล์ PDF (สำหรับส่งให้ลูกค้า) รูปภาพ (ส่งผ่านไลน์) และ XML (ส่งให้กรมสรรพากร)


6. เอกสารที่สร้างเสร็จแล้ว

เอกสารที่สร้างเสร็จแล้ว มีรูปแบบการนำไปใช้ดังนี้

  • การเปิดเอกสาร (รองรับไฟล์ PDF และ XML)
  • การดาวน์โหลด (รองรับไฟล์ PDF และ XML)
  • การส่งอีเมล (รองรับไฟล์ PDF)
  • การส่งไฟล์ผ่าน SMS (รองรับไฟล์ PDF)

ดังรูปด้านล่างซึ่งได้แสดงไฟล์ e-Tax Invoice & e-Receipt ที่ได้สร้างเสร็จแล้ว


7. การเปิดเอกสาร

เมื่อคลิกที่ปุ่ม เลือก แล้วคลิกที่ เปิดเอกสาร

สำหรับการเปิดเอกสารจะขออธิบายในส่วนของไฟล์ PDF และ XML

การเปิดไฟล์ PDF ซึ่งมี 2 แบบคือ

เลือกที่ Icon “PDF” ดังรูป

หรือเมื่อคลิกที่ปุ่ม เลือก แล้วคลิกที่ เปิดเอกสาร

เมื่อเปิดเอกสารจะแสดงดังรูป (สามารถดาวน์โหลดเอกสารได้เลย โดยคลิกที่ปุ่ม “ดาวน์โหลด”) และคลิก “พิมพ์” สำหรับการพิมพ์ในรูปแบบกระดาษ

การเปิดไฟล์ XML

เลือกที่ Icon “XML” ดังรูป

ซึ่งแสดงรายละเอียดดังรูป สามารถดาวน์โหลดไฟล์เพื่อยื่นกรมสรรพากร

สำหรับไฟล์รูปภาพให้คลิกที่ไอคอนดังรูป

ซึ่งจะขึ้นให้ดาวน์โหลดเอกสาร โดยเมื่อเปิดเอกสารที่ดาวน์โหลดมาแล้วจะแสดงรายละเอียดดังรูป


8. การดาวน์โหลด

ซึ่งในที่นี้คือการคลิกที่ ดาวน์โหลด

ซึ่งในที่นี้คือการดาวน์โหลดไฟล์ PDF คลิกที่ เลือก แล้วคลิก ดาวน์โหลด

เมื่อเปิดไฟล์ PDF (แนะนำให้ใช้ Foxit PDF Reader ทำการเปิดเอกสาร) จะเห็นเอกสารที่มีลายเซ็นมาด้วยดังรูป


9. การส่งอีเมล

คลิกที่ เลือก แล้วคลิก อีเมล

จะขึ้น Pop-up ซึ่งกรอกอีเมลปลายทาง แล้วคลิกที่ ส่งอีเมล

เมื่อไฟล์ได้ถูกส่งไปยังอีเมลปลายทางเรียบร้อย ระบบจะขึ้นแจ้งว่า ส่งอีเมลสำเร็จ ดังรูป

นอกจากนี้ยังสามารถส่งอีเมลทีละหลายไฟล์ได้ด้วยโดยคลิกที่ปุ่มวงกลมหน้า “วันที่สร้างเอกสาร” แล้วจะเลือกที่ปุ่ม “ส่งอีเมล”

เมื่อผู้รับได้เปิดอีเมลที่มีการส่งไฟล์เอกสารจะแสดงในลักษณะดังรูป


10. การส่ง SMS

ระบบของเรายังสามารถส่งไฟล์เอกสารทาง SMS ได้อีกด้วย โดยที่เมนู เลือก แล้วเลือกที่ SMS

จากนั้นระบบจะขึ้น Pop-up ให้ใส่เบอร์โทรมือถือของหมายเลขปลายทางที่ต้องการส่ง แล้วคลิกที่ ส่งข้อความ SMS

เมื่อระบบส่ง SMS สำเร็จแล้วจะขึ้นข้อความแจ้ง ส่งข้อความ SMS สำเร็จ! ดังรูป

มาดูที่ส่วนของปลายทางของผู้ที่ได้รับ SMS โดยเมื่อเปิดมือถือขึ้นมาจะพบข้อความแจ้งขึ้นมาดังรูป